13 de julho de 2020

    Especialista em soluções de TI auxilia empresas em auditorias de softwares

    Recebeu um e-mail da Microsoft informando sobre alguma irregularidade na sua conta de produtos? Não ignore, em hipótese alguma! Sequer faça a opção de adiar qualquer um dos avisos por mais de seis meses. O recado dos especialistas em TI da itl.tech aos gestores que recebem um contato da Microsoft para participar do processo de revisão e auditoria é: preocupem-se, mas não se desesperem. Ao invés do desespero, busquem pelo auxílio de um especialista em licenciamento para passar pelo processo de revisão e auditoria de forma tranquila e sem sustos.

    Afinal, o que são esses avisos da Microsoft?

    Esses contatos feitos com gestores de empresas de qualquer porte e ao redor de todo o país acontecem periodicamente e com cada vez mais frequência. Eles são uma das etapas de um levantamento detalhado feito pela Microsoft, que envolve a análise de desktops, estações de trabalho, notebooks, servidores e equipamentos de rede, não só dos próprios gestores, como de todos os envolvidos com a empresa em questão, direta ou indiretamente, e também de computadores pessoais utilizados para qualquer atividade ligada ao trabalho, até mesmo acesso de emails via plataformas da Microsoft. É a partir da sondagem que a Microsoft identifica onde estão instalados softwares não licenciados, cujo uso, além de prejudicial às máquinas e à segurança de dados da empresa, pode acarretar em multas bastante pesadas.

    Como funciona a auditoria de softwares?

    Qualquer gestor que, por algum motivo, não gerencie com máxima atenção o uso de todas as máquinas de sua empresa e até mesmo das máquinas próprias dos colaboradores, aplicadas em atividades profissionais está sujeito à malha fina da Microsoft. O uso de softwares não licenciados nem sempre é proposital ou de má fé e, inclusive por isso, faz parte da auditoria a união completa de dados e informações das empresas clientes da organização; em prol da readequação destas empresas e de negociações amigáveis para o licenciamento de todo o necessário.

    Estão incluídas na auditoria as etapas de: inventário completo do que está instalado em cada equipamento vinculado à empresa analisada; avaliação de notas fiscais, faturas e outros documentos que devem ser encaminhados pelos gestores da instituição em questão; conferências entre o que foi realmente comprado e todas as instalações; estudo completo da estrutura de TI da empresa; parecer detalhado, conforme já mencionado, com alertas e informações voltados às licenças necessárias e como adquiri-las com urgência a fim de evitar sanções ou complicações jurídicas.

    Quais são os riscos do uso de softwares não licenciados e como evitá-los?

    O maior risco do uso de softwares não licenciados é o de uma empresa ter que arcar com valores de multa não previstos em seu planejamento financeiro e possíveis de levá-la até mesmo à falência. O pagamento de multas que podem chegar a milhares de vezes o valor de cada software. Outros riscos são: a redução da vida útil das máquinas e o vazamento ou roubo de dados da empresa, de clientes, de fornecedores e de colaboradores.

    Estes problemas são evitados através de:

    1. inserção de um rígido controle administrativo da tecnologia da informação da empresa;
    2. determinação de uma estrita política de segurança de TI, capaz de englobar, inclusive, permissões ou não de instalações e manuseio de softwares em computadores pessoais utilizados para fins profissionais ou em computadores da empresa utilizados em ambientes não seguros. Atenção, profissionais e gestores do time do home-office!
    3. leitura atenta dos termos de uso antes da confirmação da instalação de qualquer programa ou software;
    4. contratação, inclusive anterior às possíveis auditorias e cobranças, de especialistas em licenciamento e soluções de TI como um todo.

    Empresas que contratam especialista em soluções de TI para administração de suas redes e PCs estão inúmeras vezes mais seguras e menos sujeitas às auditorias. Clientes itl.tech têm, ainda, a vantagem de estreitar seus laços com a Microsoft, já que a itl.tech é um canal de vendas da marca. Quanto mais próxima uma empresa estiver da Microsoft, menos chances de instalações de softwares não licenciados. Aliás, é justamente a especialista em soluções de TI que, antes mesmo de qualquer auditoria, irá preparar a empresa para tratativas amigáveis com a Microsoft, quando necessário e, portanto, regularizar suas licenças e defender seu posicionamento.

    É papel da especialista, além da orientação das empresas clientes para garantia de controle sobre seu setor de TI como um todo:

    1. Auxiliar o cliente a estar pronto para responder a uma eventual auditoria;
    2. Validar as informações enviadas e recebidas do fabricante;
    3. Detectar eventuais gaps durante o processo de validação;
    4. Orientar o cliente a manter essas informações sempre atualizadas.

    Quanto mais ágil e transparente for esse processo, mais rápido o cliente finaliza a auditoria, e muito raramente irá precisar cobrir gaps de licenças. E mais: os especialistas da itl.tech, independente do recebimento de avisos ou ligações da Microsoft, analisam cada máquina e toda a rede periodicamente. Nos casos de problemas, analisam a inconsistência e auxiliam na busca pela melhor solução.

    Minha empresa foi auditada: e agora?

    Fugir da auditoria ou criar inimizades com a Microsoft não são opções. Antes de mais nada, busque pela consultoria de TI: seu consultor será seu anjo da guarda! Também tente compreender o que levou à auditoria de sua empresa e quais as possíveis consequências dos avisos da Microsoft e como solucionar o problema. Em seguida, adquira as licenças faltantes (quando houver); repasse à Microsoft as informações solicitadas e todas as explicações necessárias. Conte com o seu consultor e especialista em TI para este procedimento.

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